Una vez dentro del calendario de Google, sólo es necesario hacer clic en una hora dentro del calendario que esté libre en la fecha deseada, lo que mostrara la opción para crear el nuevo evento (Figura 1), en la cual se puede agregar el nombre del evento, la hora y la fecha del mismo, y para generarlo sólo es necesario presionar el botón de guardar.
Figura 1
2. Hacer clic en el botón con el Signo mas
:
Posteriormente abrirá la opción de generar un nuevo evento (Figura 2), donde se podrá ingresar el título del evento y añadir los detalles que se requieran, tales como lugar (Se recomienda agregar una ubicación válida de google maps), fecha y hora, descripción del evento, agregar los invitados al evento, así como notificaciones para recordar la hora del evento, ya sea por correo electrónico o mediante un mensaje emergente (notificación) en el navegador; solo se pueden agregar hasta 5 notificaciones por evento.
Figura 2
Nota: Un evento puede tener un máximo de 200 invitados externos. Si el evento en cuestión tiene una lista de invitados mayor, puedes invitar a los participantes a través de Grupos de Google (los grupos se tienen que solicitar con administrador de dominio), lo que te permitirá que participen hasta 10.000 personas en eventos únicos y hasta 5.000 en eventos periódicos.
3. Por último guardar el evento dando clic en Guardar.
Opciones de eventos.
Crear un evento que dure todo el día:
1. Presionar el botón mas (situado parte inferior derecha).
2. Escribir una descripción del evento.
3. Debajo de la fecha y la hora, marcar la casilla Todo el día. (Figura 3)
Figura 3
4. Dar clic en Guardar .
5. Al principio de la página de ese día, se mostrarán los eventos que duran todo el día. (Figura 4)
Figura 4
Añadir videollamada a un evento.
1. Para añadir una videollamada a un evento, en las cuentas de G-suite, al crear el evento usando el botón mas
, es necesario seleccionar “Agregar videoconferencia” y posteriormente seleccionar Hangouts Meet. (Figura 5)
Figura 5
2. De este modo se genera un enlace que se enviará al momento de enviar la invitación del evento. (Figura 6)
Figura 6
Ingresar a videollamada.
1. Cuando se añade la videollamada al evento, los invitados pueden unirse a dicha videollamada a través de Google Meet, para ello es necesario seleccionar el enlace que se recibió en el correo para unirse a la videoconferencia. (Figura 7)
Figura 7
2. También es posible ingresar seleccionando el evento en el calendario y posteriormente seleccionar el enlace para la videoconferencia (Figura 8).
Figura 8
3. Una vez presionado el enlace, se abre una nueva ventana en chrome (navegador) con la aplicación Meet, donde se muestra la conferencia del evento . (Figura 9), donde solo se tiene que seleccionar “unirse a la reunión” para entrar en la videoconferencia.
Figura 9
Controlar los asistentes a un evento.
1. Cuando se crea un nuevo evento, se tiene la opción de enviar un correo a los invitados con los detalles del mismo. (Figura 10)
Figura 10
2. Además de solicitar la confirmación de su asistencia o no al mismo (Figura 11); de esta manera el organizador del evento puede saber quien asistirá y quién no, también permitir conocer los probables asistentes al evento, de esta manera se puede llevar una mejor administración del evento sin la necesidad de estar contactando a cada invitado para saber si asistirá.
Figura 11
Crear un evento periódico.
1. Dentro del calendario, dar clic en ,ingresar el título del evento, la fecha y la hora, posteriormente seleccionar “No se repite” (Figura 12)
Figura 12
2. Lo que desplegará un menú (Figura 13) el cual muestra las diferentes opciones para generar un evento periódico, ya sea que requiera se repita una vez o más, determinado número de veces, así como los días de la semana en que se requiere que se repita el evento.
Figura 13
Modificar eventos periódicos.
Para modificar los eventos periódicos, solo es necesario dar clic en el evento que se requiere modificar, luego editar , cuando se despliega nuevamente los detalles del evento, sólo es necesario cambiar la opción que muestra cuando se repetirá el evento y escoger la nueva opción deseada, la cual se encuentra situada a un costado de la opción "Todo el día", al final solo es necesario Guardar.
Adjuntar archivos a los eventos.
Se pueden añadir documentos, hojas de cálculo y otros archivos a un evento, así los invitados tendrán toda la información necesaria dentro del evento, lo cual les permitirá tener más detalles del evento. Al momento de generar o editar un evento, dar clic en la opción que dice “Agregar archivo adjunto” (Figura 14).
Figura 14
Esta acción permitirá adjuntar un archivo desde:
Desde “Mi Unidad” de Google Drive (Figura 15).
Archivos compartidos conmigo.
Archivos usados recientemente desde google drive.
Figura 15
Por último permite cargar archivos desde el equipo de computo (Figura 16).
Figura 16
Para las tres primeras opciones una vez localizado el archivo, solo es necesario presionar seleccionar y se adjuntará el archivo. Para la opción de cargar el archivo desde el equipo de cómputo, se da clic en el botón cargar una vez seleccionado el archivo.
